Tarjous

Tarjouspyyntö

Tarjouspyyntö tehdään kirjallisena, jotta sovittuihin asioihin on helppo palata ja molemmat osapuolet voivat varmistua että työ toteutetaan sovitusti. Tarjouspyynnöstä tulee ilmetä selkeästi mistä tarjous pyydetään, ja mitä sen halutaan sisältävän. Jos et ole varma osaatko ilmaista toiveesi oikein, tai ovatko ne edes mahdollisia, kannattaa soittaa ja varmistaa asia ennen tarjouspyynnön tekoa. Kun saat ilmaistua asiat pyynnössäsi oikein, ja niin että vastapuoli ymmärtää haluamasi, saat varmasti heti oikeanlaisen tarjouksen.

Kun tarjouspyynnössäsi antamasi tiedot ovat oikein, on saamasi tarjous sitova. 

Se tarkoittaa, ettei tarjouksen antaja voi enää muuttaa tarjousta.

Tarjouspyynnön yläotsikoksi kirjoitetaan tarjouspyyntö, sekä päivä jolloin se on lähetetty.

Tarjouspyynnöstä tulee ilmetä ainakin

• Tarjouspyynnön esittäjän tiedot
• Nimi ja/tai yritys
• Osoite
• Puhelinnumero
• Sähköposti
• Tarjouspyynnön vastaanottajan tiedot
• Yritys tai henkilö kenelle pyyntö on lähetetty
• Yrityksen yhteystiedot
• Mitä tarjouspyyntö koskee
• Tausta, eli mistä on kyse ja mitä teet
• Mitä haluat
• Tuotteen ominaisuudet tarkasti listattuna
• esimerkiksi värit, painotuotteissa paperinpaino ja -laatu, 1- tai 2-puoleisuus
• Haluamasi kappalemäärä
• Toimitustapa, -aika ja -osoite
• Mihin mennessä haluat tuotteen tai palvelun olevan valmis
• Toimitusosoite mikäli se on pyynnön esittäjän tiedoista poikkeava
• Tarjoukseen vastausaika
• Mihin mennessä tarvitset tarjouksen
• Laskutusosoite
• Mikäli se on pyynnön esittäjän tiedoista poikkeava

Mikäli lähetät tarjouspyynnön asiakirjan sijaan suoraan sähköpostilla tarjoukseen vastaavalle henkilölle tai yritykselle, voi siitä jättää pois tarjouspyynnön vastaanottajan tiedot. Sähköpostin aiheeksi kannattaa laittaa tarjouspyyntö sekä se mistä tuotteesta ja/tai palvelusta tarjouksen haluat. Lisäksi voit liittää sähköpostiin tarjouksen kannalta olennaisia liitetiedostoja, kuten käyntikorttiin painatettavan logon tai havainnekuvan remontoitavasta tilasta.

Tarjouksen antaminen

Yleensä tarjouksen antaminen on vastaus tarjouspyyntöön. Kun asiakas soittaa sinulle pyytääkseen tarjousta, kannattaa joko pyytää häntä lähettämään sinulle erillinen, kirjallinen tarjouspyyntö tai lähettää asiakkaalle puhelinkeskustelun jälkeen sähköposti, josta ilmenee kaikki puhelimessa sovitut asiat. Tähän sähköpostiin voi kirjoittaa aiheeksi esimerkiksi "1.10.2020 puhelinkeskustelussa sovitut asiat" ja pyytää viestin lopussa vastausta, että kaikki asiat ovat varmasti oikein. Usein puhelinkeskustelussa sovitut asiat unohtuvat tai muuttuvat mielessä ja ajan kuluessa erilaisiksi, niin sähköpostiviestistä on myöhemmin helppo tarkistaa mitä on todella sovittu.

Yleisesti tarjouspyyntöön vastaamisen voi aloittaa viittaamalla tarjouspyyntöön, sekä päivään jolloin tarjouspyyntö on annettu. 

Tarjouksessa tulee ilmetä ainakin

• Mitä kaikkea tarjous sisältää
• Erittele mahdolliset kappalehinnat
• Kertaa asiakkaan pyytämät asiat, kuten värit ja ominaisuudet
• Mahdolliset tarkistukset, kuten oikoluku
• Mahdolliset asiakkaan vastuulle jäävät asiat, kuten oikoluku
• Toimituskulut
• Kuuluvatko tarjoukseen vai ei
• Mikäli ei, toimituskulujen summa
• Koevedokset
• Milloin koevedokset lähetetään
• Toimitusaika ja toimitusehdot
• Arvio toimitusajasta
• Mahdollinen maksuehto
• minkä verran tuotteesta pitää olla maksettuna ennen toimitusta
• Toimitustapa
• Miten tuote toimitetaan
• Mahdollinen kuljetusyhtiö
• Mahdollinen sähköisen tiedoston toimitustapa
• Tiedostot toimitetaan eri muodoissa sähköpostiin
• Tiedostot toimitetaan jaettuna google drive tiedostona
• Mitkä tiedostomuodot toimitat
• Tarjouksen voimassaoloaika
• Ilmoita selkeästi päivämäärä mihin saakka tarjous on voimassa

Voit myös tarjota asiakkaan pyynnön lisäksi erilaisia lisäpalveluita, muista lisätä niihin selkeästi hinta kyseisen palvelun kanssa. Lisäksi jos asiakas haluaa tarjouksen esimerkiksi 50 käyntikortin painattamisesta, voit kokeilla lisämyyntiä laittamalla tarjoukseen myös 100kpl ja 200kpl hinnat eritellyillä kappalehinnoilla.

Esimerkiksi

• 50 kpl / 25€ (0,50€/kpl)
• 100 kpl / 40€ (0,40€/kpl)
• 200 kpl / 70€ (0,35€/kpl)

Voit myös vaatia asiakasta vastaamaan tiettyyn päivämäärään mennessä hyväksyykö vai hylkääkö hän tarjouksen, sekä pyytää perusteluja mikäli asiakas hylkää juuri sinun tarjouksesi.